PRIVACY NOTICE REGARDING THE PROCESSING OF PERSONAL DATA (GDPR)
– CUSTOMERS, PARTNERS, PROSPECTS, INNOVATORS and SUPPLIERS –

Introduction

This Privacy Notice applies to the processing of personal data (hereinafter referred to as " personal data ") carried out by the company ARWIN, located at 7 avenue de l'Opéra, 75001 Paris (hereinafter referred to by its trade name " (RE)SET")in its capacity as data controller regarding its customers, partners, prospects, innovators, et suppliers.

This Privacy Notice is intended to explain the conditions under which (RE)SET ("we") collects and processes your personal data.   

It provides information about the categories of personal data we hold about you, how and why we collect it, how we use it, and how we protect it. This Privacy Notice also informs you of the rights you have and how to exercise them.

Who is this notice for?

We process personal data for the following categories of individuals:

• Les Customers: If you or your company have already signed a contract with (RE)SET for the provision of services offered by (RE)SET, you are a Customer of (RE)SET.
• Les Partners If you or your company enter into a partnership agreement with (RE)SET, you are a Partner, it being specified that this agreement may be concluded free of charge or for a fee.
• Prospects: If you have not yet signed a contract with us and if (i) you contact us by any means (direct or indirect), for example by visiting our website, contacting us via LinkedIn, or participating in one of our events/webinars, or if (ii) we contact you, notably through a professional network, you are a Prospect of (RE)SET.
• Innovators: If you or your company own or are developing an innovative solution or specific technology, you are an Innovator.
• Suppliers : If you or your company provide a service or product to (RE)SET, you are a Supplier of (RE)SET.

Further information regarding the nature of the data we collect can be found below in the section "The data we collect about you".

For the sake of completeness, in certain situations, a Customer may entrust us with a project where (RE)SET acts as a data processor under the GDPR and will process personal data only based on documented instructions and on behalf of the Customer. Such processing of personal data is not covered by this Privacy Notice. It is governed by a specific data processing agreement concluded between the relevant Customer and (RE)SET.

About (RE)SET – Who are we?

(RE)SET is a consulting firm committed to the economic and environmental transition.

The data controller for your personal data is:

You can address any questions regarding this Policy or the processing of your personal data to the following email address: privacy@reset.earth

To learn more about the services we offer, please visit our website. www.reset.earth and follow @(RE)SET on LinkedIn.

The data we collect about you

We collect the following categories of personal data:

• Identity Data: first name, last name, signature, profession/title, department, organization.
• Contact Data: postal address, email address, and telephone number.
• Administrative Data: legal name, legal form, capital, company registration number, identity of legal representative, SIREN number.
• Billing / Transactional Data: orders, invoices, bank details, payment flow details.
• Technical Data: IP address, login data, traffic data, browser type and version, time zone settings and location, browser plugin types and versions, operating system and platform, and other information about how you accessed our website.
• Specific Data: business documents, correspondence, contracts, confidentiality agreements, questionnaires, expert interviews, bid evaluations, dietary preference requirements (only in case of participation in meetings / events), bilateral agreements.
• Marketing and Communication Data: your marketing and communication preferences.

How do we collect personal data about you?

We collect your personal data in two ways:

• Directly from you:
  • For Customers and Partners: You may provide us with personal data by filling out forms or contacting us by mail, phone, email, in person during meetings, at events, as part of our contractual agreement, or in the context of business prospecting, by entering this data on our website or on our program websites, by subscribing to our newsletter, by participating in our public events, webinars, or surveys, etc.
  • For Prospects: You may provide us with your personal data at events, by participating in our public events, webinars, or surveys, by filling out forms, or by subscribing to our newsletter.
  • For Innovators : You may provide us with your personal data at events, during initial contact, by filling out forms on our website or on a website dedicated to a specific program or contract.
  • For Suppliers: You may provide us with your personal data during our supplier selection process and contracting.

• Indirectly:
  • Your personal data may be provided to us by your employer;
  • Where applicable and in specific scenarios, we may collect data about you from third parties (suppliers, partners, clients) or from publicly accessible sources such as professional networks.

For what reasons do we use your personal data

(RE)SET processes personal data about you for various purposes, which vary depending on your capacity (Customer, Partner, Prospect, Innovator, Supplier) and are described in the tables below:

Si vous êtes Client ou Partenaire :

Si vous êtes Prospect :

Si vous êtes Innovant :

Si vous êtes Fournisseur :

Comment nous partageons vos données personnelles, et avec qui :

Nous partageons vos données personnelles au sein des différents départements de (RE)SET et sociétés du groupe (RE)SET.

Dans le cadre de nos activités, nous sommes amenés à faire appel à des prestataires ou à des fournisseurs auxquels nous communiquons vos données personnelles :

• Prestataires et fournisseurs (informatique, marketing, relation client) que nous engageons afin de réaliser des services en notre nom, par exemple les entreprises proposant des prestations d’hébergement, de solutions SaaS de facturation et traitement des paiements, de gestion de la relation Client / Partenaires, ou de marketing. Certains de ces prestataires ou fournisseurs réalisent ces traitements pour notre compte et selon nos instructions, et sont qualifiés de « sous-traitants » au sens RGPD. Nous concluons avec nos sous-traitants les contrats nécessaires et exigeons que ces sous-traitants respectent la législation en vigueur et nos instructions.

• Conseillers professionnels et mandataires, en ce compris des avocats, des comptables, commissaires au compte.

• Autorités judiciaires ou administratives habilitées qui en feraient la demande 

• Nous pouvons également partager vos données personnelles avec des tiers à qui nous pouvons choisir de vendre, transférer ou fusionner tout ou partie de nos activités. Alternativement, nous pouvons chercher à acquérir d’autres entreprises ou fusionner avec elles. Si un changement capitalistique se produit, les nouveaux propriétaires peuvent utiliser vos données personnelles de la même manière que dans la présente déclaration de confidentialité.

Nous demandons à tous les tiers de respecter la sécurité de vos données personnelles et de les traiter conformément à la loi.

Nous pouvons également transférer vos données personnelles en dehors de l’Espace économique européen (EEE) lorsque nous communiquons vos données personnelles à des prestataires dans le cadre de l’exécution de nos missions. Pour l’ensemble des transferts de données hors de l’Espace Economique Européen ou hors des pays considérés comme adéquats par l’Union Européenne, nous prenons les mesures nécessaires pour garantir leur confidentialité et intégrité par un encadrement juridique adapté (notamment clauses contractuelles types de la Commission Européenne). Vous pouvez obtenir une copie de ces garanties par email à privacy@reset.earth.

Pendant combien de temps utiliserons-nous vos données personnelles ?

Les données nécessaires à l’exécution des contrats conclus avec les Clients, les Partenaires, et les Fournisseurs sont conservées pendant la durée de la relation contractuelle. Elles seront ensuite archivées pour permettre à (RE)SET de se conformer à ses obligations légales, notamment contractuelles, comptables et fiscales (soit 10 années à partir de la clôture de l’exercice – L123-22 Code de Commerce), ou pour se constituer une preuve en cas de contentieux, dans la limite des durées de prescriptions légales applicables à savoir 5 ans.

Les données personnelles relatives aux Clients utilisées à des fins de prospection commerciale sont conservées pendant la relation commerciale, puis pour une durée de trois ans à compter de la fin de la relation commerciale.

Les données personnelles relatives à un Prospect non-client sont conservées pendant un délai de trois ans à compter de leur collecte ou du dernier contact émanant du prospect.

Les données personnelles relatives à un Innovant sont conservées pendant la durée de la relation contractuelle puis pour une durée de trois ans à compter de la fin de la relation contractuelle.

Comment assurons-nous la sécurité de vos données personnelles ?

Nous nous engageons à protéger vos données personnelles. Nous nous efforçons de mettre en œuvre des mesures de sécurité adéquates (i) en mettant en place des sauvegardes chiffrées et des procédures de sécurité physique afin que les données que nous avons à votre sujet soient protégées, et (ii) en établissant des niveaux de protection des données personnelles appropriés, prévenant ainsi la communication – interne ou externe – de données personnelles à des parties non autorisées et pour une utilisation inappropriée.

Quels sont vos droits ?

Conformément aux dispositions du RGPD, vous disposez des droits suivants :

• Droit d’obtenir un accès à vos données personnelles ainsi que des informations sur les modalités de traitement des données personnelles ;
• Droit de demander la rectification de vos données personnelles inexactes ainsi que le droit d’obtenir que vos données personnelles incomplètes soient complétées ;
• Droit de vous opposer au traitement de vos données personnelles pour des raisons tenant à votre situation particulière pour les traitements reposant sur l’intérêt légitime de (RE)SET ;
• Droit de demander l’effacement de vos données personnelles lorsque l’un des motifs prévus par le RGPD s’applique, c’est-à-dire par exemple lorsque vos données personnelles ne sont plus nécessaires au regard des finalités pour lesquelles elles ont été collectées ;
• Droit de demander la limitation du traitement de vos données personnelles dans certaines circonstances, lorsque :
  • L’exactitude des données personnelles est contestée ;
  • Le traitement est illicite mais vous vous opposez à l’effacement de vos données personnelles ;
  • Nous n’avons plus besoin de vos données personnelles mais elles sont encore nécessaires ;
  • Pour la constatation, l’exercice ou la défense d’un droit en justice ;
• Droit de demander la portabilité de vos données personnelles dans un format structuré lisible par une machine pour une tierce partie ou pour vous ;
• Droit de retirer votre consentement au traitement de vos données personnelles (si ce traitement repose sur votre consentement). Ce retrait ne portera pas atteinte à la licéité du traitement fondé sur le consentement effectué avant le retrait de celui-ci ; et
• Droit de vous opposer, à tout moment, à la réception de prospection commerciale;

Vous avez aussi le droit d’introduire une plainte auprès de votre autorité de contrôle locale en charge de la protection des données, la Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés (CNIL), 3 Place de Fontenoy, 75007 Paris, France.

Pour toute préoccupation que vous pourriez avoir, ou afin d’exercer vos droits, nous vous invitons en premier lieu à nous contacter à l’adresse électronique privacy@reset.earth.