NOTICE D’INFORMATION RELATIVE AUX TRAITEMENTS DES DONNÉES PERSONNELLES (RGPD)
– CLIENTS, PARTENAIRES, PROSPECTS, INNOVANTS et FOURNISSEURS –

Introduction

Cette Notice d’Information s’applique aux traitements de données à caractère personnel ( ci-après les « données personnelles ») effectués par la société ARWIN, située 7 avenue de l’Opéra, 75001 Paris, (ci-après dénommée par son nom commercial « (RE)SET »), en qualité de responsable du traitement concernant ses clients, partenaires, prospects, innovants, et fournisseurs.

Cette Notice d’Information a vocation à vous expliquer les conditions dans lesquelles (RE)SET (« nous ») collectons et traitons vos données personnelles.   

Elle fournit des informations sur les catégories de données personnelles que nous détenons à votre sujet, comment et pourquoi nous les collectons, comment nous les utilisons mais aussi comment nous les protégeons. Cette Notice d’Information vous informe également des droits dont vous disposez, et de quelle manière les exercer.

A qui s’adresse cette notice ?

Nous traitons les données personnelles des catégories de personnes suivantes :

• Les Clients: si vous ou votre entreprise avez déjà signé un contrat avec (RE)SET, dont l’objet est de vous fournir les prestations de services proposées par (RE)SET, vous êtes un Client de (RE)SET.
• Les Partenaires : Si vous ou votre entreprise concluez un contrat de partenariat avec (RE)SET, vous êtes un Partenaire, étant précisé que ce contrat peut être conclu à titre gratuit ou onéreux.
• Les Prospects: Si vous n’avez pas encore signé de contrat avec nous et si (i) vous nous contactez par un moyen quelconque (direct ou indirect), par exemple en visitant notre site internet, en nous sollicitant depuis le réseau Linkedin, ou encore en participant à l’un de nos évènements / webinaires, ou si (ii) nous vous contactons, notamment par l’intermédiaire d’un réseau professionnel, vous êtes un Prospect de (RE)SET.
• Les Innovants: Si vous, ou votre société, êtes propriétaire ou en phase de développement d’une solution innovante ou d’une technologie spécifique, vous êtes un Innovant.
• Les Fournisseurs : si vous ou votre société fournissez un service ou un produit à (RE)SET, vous êtes un Fournisseur de (RE)SET.

De plus amples informations concernant la nature des données que nous collectons figurent ci-après dans la section « Les données que nous collectons à votre sujet ».

A toutes fins utiles, dans certaines situations, le Client peut nous confier une mission pour laquelle (RE)SET agit en qualité de sous-traitant au sens du RGPD et traitera les données personnelles uniquement sur instructions documentées et pour le compte du Client. Ces traitements de données personnelles ne sont alors pas couverts par la présente Notice d’Information. Ils font l’objet d’un contrat de sous-traitance spécifique conclu entre le Client concerné et (RE)SET.

À propos de (RE)SET – Qui sommes-nous ?

(RE)SET est une société de conseil engagée dans la transition économique et environnementale.

Le responsable du traitement de vos données personnelles est :

Vous pouvez adresser toute question relative à cette Politique ou au traitement de vos données personnelles à l’adresse électronique suivante : privacy@reset.earth

Pour en savoir plus sur les services que nous proposons, veuillez consulter notre site web www.reset.earth et suivre @(RE)SET sur LinkedIn.

Les données que nous collectons à votre sujet

Nous collectons les catégories de données personnelles suivantes :

• Données d’identité : prénom, nom, signature, profession/titre, département, organisation.
• Données de contact : adresse postale, adresse e-mail et numéro de téléphone.
• Données administratives : nom légal, forme juridique, capital, N° de RCS, identité du représentant légal, N° SIREN.
• Données de facturation / transactionnelles : commandes, factures, coordonnées bancaires, détails des flux de paiements.
• Données techniques : adresse IP, données de connexion, données de trafic, type et version du navigateur, paramètres et emplacement du fuseau horaire, types et versions du plug-in du navigateur, système d’exploitation et plateforme, et autres informations concernant la façon dont vous avez accédé à notre site web.
• Données spécifiques : documents commerciaux, correspondances, contrats, accords de confidentialité, questionnaires, interviews experts, évaluations en cas d’appel d’offre, préférences en matière d’exigences alimentaires (en cas de participation à des réunions / évènements uniquement), accords bilatéraux.
• Données marketing et communication : vos préférences marketing et communication.

Comment collectons-nous les données personnelles vous concernant ?

Nous collectons vos données personnelles de deux manières :

• Directement auprès de vous :
  • Pour les Clients et pour les Partenaires: Vous pouvez nous fournir des données personnelles en remplissant des formulaires ou en nous contactant par courrier, téléphone, e-mail, en personne lors de réunions, à l’occasion d’événements, dans le cadre de notre accord contractuel, ou dans le cadre de prospection commerciale, en saisissant ces données sur notre site internet ou sur les sites internet de nos programmes, en vous abonnant à notre newsletter, en participant à nos évènements publics, webinaires ou sondages, etc.
  • Pour les Prospects: Vous pouvez nous communiquer vos données personnelles lors d’évènements, en participant à nos évènements publics, webinaires ou sondages, dans le cadre de formulaires à remplir, ou en vous abonnant à notre newsletter.
  • Pour les Innovants : Vous pouvez nous communiquer vos données personnelles lors d’évènements, de prises de contact, en remplissant des formulaires sur notre site internet ou sur site internet dédié à un programme ou contrat spécifique.
  • Pour les Fournisseurs: Vous pouvez nous communiquer vos données personnelles lors du processus de sélection de nos fournisseurs et de la contractualisation.

• De manière indirecte :
  • Vos données personnelles peuvent nous être communiquées par votre employeur ;
  • Le cas échéant et dans des cas de figure spécifiques, nous pouvons collecter des données vous concernant auprès de tiers (fournisseurs, partenaires, clients) ou de sources accessibles au public telles que des réseaux professionnels

Pour quelles raisons utilisons-nous vos données personnelles

(RE)SET traite des données personnelles vous concernant pour différentes finalités et qui varient en fonction de votre qualité (Client, Partenaire, Prospect, Innovant, Fournisseur) et qui sont décrites dans les tableaux ci-dessous :

Si vous êtes Client ou Partenaire :

Si vous êtes Prospect :

Si vous êtes Innovant :

Si vous êtes Fournisseur :

Comment nous partageons vos données personnelles, et avec qui :

Nous partageons vos données personnelles au sein des différents départements de (RE)SET et sociétés du groupe (RE)SET.

Dans le cadre de nos activités, nous sommes amenés à faire appel à des prestataires ou à des fournisseurs auxquels nous communiquons vos données personnelles :

• Prestataires et fournisseurs (informatique, marketing, relation client) que nous engageons afin de réaliser des services en notre nom, par exemple les entreprises proposant des prestations d’hébergement, de solutions SaaS de facturation et traitement des paiements, de gestion de la relation Client / Partenaires, ou de marketing. Certains de ces prestataires ou fournisseurs réalisent ces traitements pour notre compte et selon nos instructions, et sont qualifiés de « sous-traitants » au sens RGPD. Nous concluons avec nos sous-traitants les contrats nécessaires et exigeons que ces sous-traitants respectent la législation en vigueur et nos instructions.

• Conseillers professionnels et mandataires, en ce compris des avocats, des comptables, commissaires au compte.

• Autorités judiciaires ou administratives habilitées qui en feraient la demande 

• Nous pouvons également partager vos données personnelles avec des tiers à qui nous pouvons choisir de vendre, transférer ou fusionner tout ou partie de nos activités. Alternativement, nous pouvons chercher à acquérir d’autres entreprises ou fusionner avec elles. Si un changement capitalistique se produit, les nouveaux propriétaires peuvent utiliser vos données personnelles de la même manière que dans la présente déclaration de confidentialité.

Nous demandons à tous les tiers de respecter la sécurité de vos données personnelles et de les traiter conformément à la loi.

Nous pouvons également transférer vos données personnelles en dehors de l’Espace économique européen (EEE) lorsque nous communiquons vos données personnelles à des prestataires dans le cadre de l’exécution de nos missions. Pour l’ensemble des transferts de données hors de l’Espace Economique Européen ou hors des pays considérés comme adéquats par l’Union Européenne, nous prenons les mesures nécessaires pour garantir leur confidentialité et intégrité par un encadrement juridique adapté (notamment clauses contractuelles types de la Commission Européenne). Vous pouvez obtenir une copie de ces garanties par email à privacy@reset.earth.

Pendant combien de temps utiliserons-nous vos données personnelles ?

Les données nécessaires à l’exécution des contrats conclus avec les Clients, les Partenaires, et les Fournisseurs sont conservées pendant la durée de la relation contractuelle. Elles seront ensuite archivées pour permettre à (RE)SET de se conformer à ses obligations légales, notamment contractuelles, comptables et fiscales (soit 10 années à partir de la clôture de l’exercice – L123-22 Code de Commerce), ou pour se constituer une preuve en cas de contentieux, dans la limite des durées de prescriptions légales applicables à savoir 5 ans.

Les données personnelles relatives aux Clients utilisées à des fins de prospection commerciale sont conservées pendant la relation commerciale, puis pour une durée de trois ans à compter de la fin de la relation commerciale.

Les données personnelles relatives à un Prospect non-client sont conservées pendant un délai de trois ans à compter de leur collecte ou du dernier contact émanant du prospect.

Les données personnelles relatives à un Innovant sont conservées pendant la durée de la relation contractuelle puis pour une durée de trois ans à compter de la fin de la relation contractuelle.

Comment assurons-nous la sécurité de vos données personnelles ?

Nous nous engageons à protéger vos données personnelles. Nous nous efforçons de mettre en œuvre des mesures de sécurité adéquates (i) en mettant en place des sauvegardes chiffrées et des procédures de sécurité physique afin que les données que nous avons à votre sujet soient protégées, et (ii) en établissant des niveaux de protection des données personnelles appropriés, prévenant ainsi la communication – interne ou externe – de données personnelles à des parties non autorisées et pour une utilisation inappropriée.

Quels sont vos droits ?

Conformément aux dispositions du RGPD, vous disposez des droits suivants :

• Droit d’obtenir un accès à vos données personnelles ainsi que des informations sur les modalités de traitement des données personnelles ;
• Droit de demander la rectification de vos données personnelles inexactes ainsi que le droit d’obtenir que vos données personnelles incomplètes soient complétées ;
• Droit de vous opposer au traitement de vos données personnelles pour des raisons tenant à votre situation particulière pour les traitements reposant sur l’intérêt légitime de (RE)SET ;
• Droit de demander l’effacement de vos données personnelles lorsque l’un des motifs prévus par le RGPD s’applique, c’est-à-dire par exemple lorsque vos données personnelles ne sont plus nécessaires au regard des finalités pour lesquelles elles ont été collectées ;
• Droit de demander la limitation du traitement de vos données personnelles dans certaines circonstances, lorsque :
  • L’exactitude des données personnelles est contestée ;
  • Le traitement est illicite mais vous vous opposez à l’effacement de vos données personnelles ;
  • Nous n’avons plus besoin de vos données personnelles mais elles sont encore nécessaires ;
  • Pour la constatation, l’exercice ou la défense d’un droit en justice ;
• Droit de demander la portabilité de vos données personnelles dans un format structuré lisible par une machine pour une tierce partie ou pour vous ;
• Droit de retirer votre consentement au traitement de vos données personnelles (si ce traitement repose sur votre consentement). Ce retrait ne portera pas atteinte à la licéité du traitement fondé sur le consentement effectué avant le retrait de celui-ci ; et
• Droit de vous opposer, à tout moment, à la réception de prospection commerciale;

Vous avez aussi le droit d’introduire une plainte auprès de votre autorité de contrôle locale en charge de la protection des données, la Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés (CNIL), 3 Place de Fontenoy, 75007 Paris, France.

Pour toute préoccupation que vous pourriez avoir, ou afin d’exercer vos droits, nous vous invitons en premier lieu à nous contacter à l’adresse électronique privacy@reset.earth.